KWINK Groep

Nassaulaan 1
2514 JS Den Haag

+31 (0)70 35 96 955
info@kwinkgroep.nl
Contact
Nieuws

Evaluatie stelsel van wijziging Gids Proportionaliteit openbaar

De Gids Proportionaliteit (Gids-P) geeft aanbestedende diensten handvatten bij het maken van afwegingen. De Gids-P is een verplicht richtsnoer waar alleen gemotiveerd van kan worden afgeweken. Zo nu en dan kan er aanleiding zijn om de Gids-P aan te passen of aan te vullen. KWINK groep evalueerde in 2021 het stelsel dat ten grondslag ligt aan wijziging van de Gids-P. Het rapport en de beleidsreactie zijn openbaar gemaakt.

9 juni 2022

De Gids Proportionaliteit (Gids-P) geeft aanbestedende diensten handvatten bij het maken van afwegingen. De Gids-P is een verplicht richtsnoer waar alleen gemotiveerd van kan worden afgeweken. Zo nu en dan kan er aanleiding zijn om de Gids-P aan te passen of aan te vullen. KWINK groep evalueerde in 2021 het stelsel dat ten grondslag ligt aan wijziging van de Gids-P. Het rapport en de beleidsreactie zijn openbaar gemaakt.

Welke procedure is passend bij een aanbesteding? Kunnen verschillende opdrachten worden geclusterd of moeten ze apart in de markt worden gezet? Staan de eisen die gesteld worden in verhouding tot de aard en omvang van de opdracht? Voorbeelden van onderwerpen waar aanbestedende diensten bij stil staan wanneer zij een opdracht aanbesteden. De Gids Proportionaliteit (Gids-P) geeft aanbestedende diensten handvatten bij het maken van die afwegingen. De Gids-P is sinds 2013 een verplicht richtsnoer waar alleen gemotiveerd van kan worden afgeweken. Zo nu en dan kan er aanleiding zijn om de Gids-P aan te passen of aan te vullen. KWINK groep evalueerde in 2021 het stelsel dat ten grondslag ligt aan wijziging van de Gids-P. Meer over de onderzoeksvragen en de aanpak kunt u vinden in dit artikel.

Conclusies

Het doel van het stelsel van wijziging van de Gids is niet expliciet beschreven. Om een uitspraak over de doeltreffendheid te kunnen doen, hebben we daarom een reconstructie gemaakt van de drie doelen van het stelsel van wijziging.

  • Doel 1. Betrokkenheid van en draagvlak bij de aanbestedingspraktijk. Conclusie: Het stelsel draagt bij aan draagvlak en betrokkenheid van stakeholders uit de aanbestedingspraktijk bij wijzigingen van de Gids. Een kanttekening hierbij is dat – gelet op de breedte van het werkveld – de instelling van een adviescommissie met vier leden geen waarborg vormt voor de betrokkenheid van alle typen stakeholders uit de aanbestedingspraktijk.
  • Doel 2. Uitsluiten van de mogelijkheid tot eenzijdig aangebrachte wijzigingen in de Gids. Conclusie: Het stelsel van wijziging draagt bij aan het uitsluiten van eenzijdige wijzigingen van de Gids. Er zijn twee waarborgen voor het uitsluiten van eenzijdige wijzigingen in de Gids door de staatssecretaris. Allereerst kan de inhoud van de Gids alleen na advies van de adviescommissie worden gewijzigd. Indien het ministerie afwijkt van het advies, dient dit gemotiveerd te worden. Ten tweede dient een inhoudelijke wijziging van de Gids voorgehangen te worden in de Eerste Kamer en de Tweede Kamer.
  • Doel 3. Een positieve bijdrage aan het begrip en de toepassing van het Europese proportionaliteitsbeginsel. Conclusie: Over dit doel kan geen harde uitspraak worden gedaan. Ten eerste levert met name de Gids een belangrijke bijdrage aan het begrip en de toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Het beeld is dat de kwaliteit van de Gids goed is. Ook wordt aangegeven dat de professionaliteit van aanbestedende diensten en inschrijvers bij de invulling van het proportionaliteitsbeginsel van belang is. Beide zijn geen onderwerp van dit onderzoek geweest. Ten tweede is de casuïstiek om uitspraken te doen over de bijdrage van het stelsel nog beperkt.

Lessen en aanbevelingen

We bevelen aan om het stelsel van wijziging en de kernelementen zoals de rol van de adviescommissie en de voorhangprocedure te behouden. Op grond van deze evaluatie – en de beperkte casuïstiek – zien we geen zwaarwegende argumenten om de kernelementen aan te passen. De zes aanbevelingen en lessen die we hierna formuleren richten zich daarom op het verbeteren van de werking van het huidige stelsel.

  1. Verken mogelijkheden om een ‘laagdrempelige’ betrokkenheid van stakeholders uit de aanbestedingspraktijk te organiseren binnen het huidige stelsel.
  2. Zorg voor meer bekendheid en transparantie voor het stelsel en de wijzigingen. Het is momenteel niet goed herleidbaar voor stakeholders uit de aanbestedingspraktijk hoe het stelsel in de praktijk werkt. We bevelen daarom aan om het doel en de werking van het stelsel expliciet te beschrijven. Dit maakt het stelsel van wijziging kenbaar en transparant.
  3. Let op de volgende punten bij het inrichten van het proces voor (her)benoeming van leden van de Adviescommissie. De benoeming van de huidige leden liep af per 1 juni 2021 (en is verlengd tot juni 2022). We bevelen aan om duidelijke criteria (een profiel) en een procedure voor (her)benoeming van leden en voorzitter te formuleren. We bevelen aan om een rooster van aftreden vast te stellen, zodat de adviescommissie en EZK zich bewust zijn van de zittingstermijnen en leden op tijd (her)benoemd of vervangen kunnen worden.
  4. Zet in op het verbeteren van de samenwerking tussen het ministerie van EZK en de adviescommissie. Het uitgangspunt in de relatie zou volgens ons moeten zijn: elkaar niet verrassen. Het is van belang dat beide partijen met elkaar bespreken hoe de samenwerking vorm kan krijgen.
  5. Behoud balans tussen flexibiliteit en stabiliteit van de inhoud van de Gids. De aanbestedingspraktijk ontwikkelt zich. Er komen nieuwe thema’s op zoals circulariteit, duurzaamheid, innovatie, maatschappelijk verantwoord inkopen, et cetera. Het is van belang dat de regelgeving hierop kan inspelen en dat heeft wellicht ook weerslag op het beginsel van proportionaliteit. Het is daarom van toegevoegde waarde dat de Gids een levend document is dat gewijzigd kan worden.
  6. Periodieke evaluatie is wenselijk.

Opvolging door het ministerie van EZK

op 3 juni 2022 is het rapport openbaar gemaakt met een beleidsreactie van de minister en een reactie van de Adviescommissie. Op basis van de aanbevelingen ziet de minister kansen om de werking van het huidige stelsel verder te verbeteren. In samenwerking met de adviescommissie zijn derhalve een aantal voorgenomen maatregelen opgesteld. Het gaat dan bijvoorbeeld om laagdrempelige praktische zaken zoals het instellen van een algemene mailbox maar ook om voorlichting te gaan organiseren over het stelsel via de website van PIANOO, het expertisecentrum aanbesteden en om het instellen van een overlappend af- en aantreedschema. Daarnaast is opgenomen dat de adviescommissie en het ministerie de samenwerking met elkaar hebben geëvalueerd en dat sindsdien het contact nauwer en beter is. De taakverdeling is verhelderd en er is sprake van periodiek overleg.

Ervaring

KWINK groep heeft ruime ervaring met onderzoeken en evaluaties in de aanbestedingspraktijk. In 2019 onderzocht KWINK groep rechtsbescherming in de aanbestedingspraktijk. Eerder voerde KWINK groep de evaluaties uit van het Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo, de Commissie van Aanbestedingsexperts en de effecten van de Aanbestedingswet 2012.

Gerelateerde onderwerpen

Inzichten