Rekenkameronderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid BEL-gemeenten

Doel van het onderzoek

De BEL Combinatie is sinds 2008 de gezamenlijke werkorganisatie van de drie zelfstandige gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren (BEL). De BEL-gemeenten hanteren een gezamenlijk inkoop-en aanbestedingsbeleid. Het onderzoek richt zich op het beleid van en de uitvoering door de BEL Combinatie.

Met het onderzoek wilde de Rekenkamer BEL inzicht krijgen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid en of dit rechtmatig, doeltreffend en doelmatig wordt uitgevoerd. Hiermee beoogde de rekenkamer een bijdrage te leveren aan de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden op dit terrein en hen te ondersteunen bij de besluitvorming rond het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Onderzoeksaanpak

Er is een documentanalyse uitgevoerd waarmee feitelijke informatie in beeld is gebracht over het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de BEL Combinatie. Vervolgens zijn verdiepende interviews gevoerd met stakeholders die vanuit verschillende perspectieven betrokken zijn bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Conclusies doeltreffendheid en doelmatigheid

Uit het onderzoek komt naar voren dat de doelstellingen zijn uitgewerkt in subdoelstellingen en/of activiteiten. Voor alle doelstellingen geldt echter dat niet (voldoende) is geconcretiseerd hoe invulling wordt gegeven aan de doelstellingen en/of wanneer de doelstelling (in voldoende mate) is behaald. De doelen zijn niet concreet, meetbaar en tijdsgebonden. Er zijn ook geen KPI’s geformuleerd voor de doelstellingen. Op grond van de beschrijving in het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende addenda is daardoor niet af te leiden wanneer deze doelen behaald zouden zijn en hoe in de praktijk invulling moet worden gegeven aan het bereiken van de doelstellingen.

Door het ontbreken van SMART doelstellingen en KPI’s, kunnen geen uitspraken gedaan worden over de mate waarin het inkoop- en aanbestedingsbeleid doeltreffend is. Immers, er kan niet worden vastgesteld of de doelen zijn behaald en of dit dankzij het beleid was. Een voorwaarde voor het meten van de doelmatigheid van het beleid is dat de mate van doeltreffendheid bekend is. Aan die voorwaarde is niet voldaan, daarom kan geen uitspraak worden gedaan over de doelmatigheid van het beleid.

Wel komen op grond van dit onderzoek verschillende indicaties over de doeltreffendheid en doelmatigheid naar voren. Er zijn indicaties over wat in positieve zin bijdraag aan de doeltreffendheid en doelmatigheid en wat beter kan. Zie voor een overzicht van deze indicaties pagina 24 uit het rapport.

Conclusies rechtmatigheid

Voor wat betreft de rechtmatigheid hebben we gekeken of er indicaties zijn die wijzen op eventuele onrechtmatigheden in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. We concluderen dat de rechtmatigheid van de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in de periode 2016-2020 is verbeterd. Dat leiden we onder andere af uit de accountantsverklaringen, maar ook uit interne memo’s en gesprekken met betrokkenen. Er is in toenemende mate aandacht voor het onderwerp binnen de organisatie, waardoor teamleiders en medewerkers van verschillende afdelingen beter op de hoogte zijn over de regels en procedures voor inkopen en aanbesteden.

Aanbevelingen

Op basis van de conclusies zijn we tot een aantal aanbevelingen gekomen voor de gemeenteraden, voor de colleges van B&W, en voor de gemeenteraden en colleges samen. Zo bevelen we aan de gemeenteraden aan het inzicht in het doelbereik te vergroten en vervolgens het doelbereik periodiek te bespreken en te controleren.

Het college van B&W bevelen we onder meer aan om de inkoopkalender verder te ontwikkelen, zodat het als monitorings- en sturingsinstrument kan worden benut.

Aan de raden en colleges van B&W gezamenlijk raden we aan om als raden en colleges het gesprek te voeren over de rol van de raden bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Met de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten is veel geld gemoeid. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan een belangrijke ondersteunende rol vervullen bij het realiseren van maatschappelijke doelen.

Zie voor een compleet overzicht van de aanbevelingen het eindrapport  op pagina 26.

Ervaring in aanbestedingsbeleid

KWINK groep heeft ruime ervaring met onderzoeken en evaluaties in de aanbestedingspraktijk. In 20202 evalueerde KWINK groep de Gids Proportionaliteit en in 2019 onderzocht KWINK groep rechtsbescherming in de aanbestedingspraktijk. Eerder voerde KWINK groep de evaluaties uit van het Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo, de Commissie van Aanbestedingsexperts en de effecten van de Aanbestedingswet 2012.