Impactanalyse aanpassing archiefwet

In de archiefwet is opgenomen dat overheden (ministeries, provincies, gemeenten, uitvoeringsorganisaties, et cetera) na 20 jaar documenten die moeten worden bewaard moeten overbrengen naar een archiefbewaarplaats (bijvoorbeeld het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum). Dit heet de overbrengingstermijn. In opdracht van het ministerie van OCW hebben KWINK groep, Panteia en Rebel Group onderzocht wat de impact is als deze overbrengingstermijn wordt verkort tot bijvoorbeeld 10 jaar. Afgelopen week is de impactanalyse aangeboden aan de Tweede Kamer.

Aanleiding

De aanleiding voor de impactanalyse is een motie van het Tweede Kamerlid Segers. In de motie wordt gevraagd de overbrengingstermijn sterk te verkorten. De boogde effecten hiervan zijn meer transparantie en een duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Overheidsinformatie is nu vaak niet duurzame toegankelijk omdat de informatiehuishouding bij veel overheden niet op orde is. Dan gaat het met name om de digitaal opgeslagen informatie.

Archiefsector in ontwikkeling

We hebben geconstateerd dat de archiefsector volop in ontwikkeling is. In het verleden bestond overbrenging uit het verplaatsen van dozen met papieren. Door de digitalisering veranderd dit. Bijna alle overheden werken inmiddels met digitale informatieopslag. In de komende jaren is er dus een overgang van fysieke overbrenging naar digitale overbrenging nodig. Om deze overgang mogelijk te maken zal de digitale informatiehuishouding op orde moeten worden gemaakt en zullen er mogelijkheden voor digitale overbrenging moeten worden gecreëerd (een zogenaamd e-depot). Dit proces zal sneller moeten plaatsvinden als de overbrengingstermijn wordt verkort. Overheden zullen dan immers eerder de digitale informatie moeten overbrengen.

Conclusie: impact eerdere overgang van papier naar digitaal

De kosten voor de overgang van fysieke overbrenging naar digitale overbrenging zullen eerder moeten worden gemaakt bij een verkorting van de overbrengingstermijn. Een verkorting heeft daarom impact op het budget van overheidsinstellingen in de komende jaren. Maar deze kosten hoeven in de toekomst dan niet meer te worden gemaakt.

Een eerdere overbrenging hoeft niet te betekenen dat overheidsinformatie transparanter wordt omdat de informatie met een beperking aan de openbaarheid kan worden overgebracht. Overheden verwachten deze beperking vaker op te leggen als de overbrengingstermijn wordt verkort. Het beoordelen van documenten en het opleggen van een beperking aan de openbaarheid kost tijd voor overheden en archiefbewaarplaatsen. Dit zal dus tot extra kosten leiden.

Tot slot is de verwachting dat een verkorting van de overbrengingstermijn een stok achter de deur is om de informatiehuishouding op orde te brengen. Uit het onderzoek blijkt echter dat er alternatieve en aanvullende opties zijn om dit doel ook te bereiken. Alleen het verkorten van de overbrengingstermijn is onvoldoende om een duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie te realiseren.

Ervaring met impactanalyses

KWINK groep heeft veel ervaring met het uitvoeren van impactanalyses. Zo heeft KWINK groep onderzocht wat de impact is van het verbreden van de regeling gratis VOG voor vrijwilligers en heeft KWINK groep onderzocht wat de impact is van maatregelen om fietsen efficiënter te stallen bij stations.