De ambtenaar als vertaler – op zoek naar liefdevolle ambtelijke taal

Dat de communicatie van overheid naar burger duidelijk moet zijn, staat vast. In de praktijk blijkt dat echter niet zo vanzelfsprekend. De afgelopen jaren namen gemeenten en andere overheden initiatief om hun taalgebruik te verbeteren en hun brieven leesbaarder te maken. Zo riep staatssecretaris Knops van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vorig jaar de Direct Duidelijk Brigade in het leven om ambtenaren te helpen bij het verbeteren en begrijpelijker maken van teksten. Een jaar later zijn ruim 120 overheidsorganisaties aan de slag en zijn er 20.000 teksten verbeterd. Toch is er nog een wereld te winnen. Overheidstaal is momenteel vaak niet alleen onduidelijk, maar is vaak ook onpersoonlijk en dat zorgt voor afstand. Een burger is toch meer dan een ‘casus’?

Duidelijke en liefdevolle taal wordt steeds belangrijker nu overheden vaker ‘van buiten naar binnen’ willen werken en de samenwerking met bewoners opzoeken in het ontwikkelen van beleid en projecten. Niet alleen de mondige wijkmanager, maar ook de specialistische beleidsadviseur komt zo in contact met de burger. En juist die ambtenaren vinden het vaak lastig om de juiste taal te vinden, zo bleek ook uit een enquête naar aanleiding van de Direct Duidelijk Brigade.

Op basis van mijn eigen onderzoek naar ambtelijk vakmanschap in de participatiemaatschappij én de podcast Liefdeslessen voor een Ambtenaar, deel ik alvast vier tips voor de ambtenaar als vertaler.

1. Leef je in en anticipeer.

Vertalen vraagt om meer dan het omzetten van woorden van de ene naar de andere taal. Het vraagt om inleving en je boodschap aanpassen aan de context. Zo hoorden we in aflevering 3 van de podcast hoe een plan van de gemeente Amsterdam dat bedoeld was om een straat te verbeteren, grote weerstand opriep onder bewoners. Voor de bewoners van die straat betekende het plan niet meer veiligheid of meer groen op de lange termijn, maar het verlies van de eeuwenoude bomen waar zij zo aan gehecht zijn. De tip: sta stil bij wat jouw plan betekent voor de buurt en welke emoties het oproept. Laat in je communicatie zien dat je dat begrijpt en hoe je met de gevoeligheden omgaat in het plan.

2.Leg uit waarom en laat de hele puzzel zien.

Je inleven in de bewoner is belangrijk, maar het helpt ook als die bewoner zich in jou kan inleven. Het klinkt simpel, maar leg altijd uit waarom je iets doet of moet. Voor de bewoners van de Amsterdamse straat was het niet meteen duidelijk waarom de bomen weg moesten en dat zij wellicht ook iets te winnen hadden bij het nieuwe plan. De onveilige verkeerssituaties die de aanleiding vormden voor het plan en de wens van de gemeente om op lange termijn te vergroenen bleven bijvoorbeeld op de achtergrond.

Daarnaast heb je als ambtenaar vaak een ingewikkelde puzzel te leggen waarin allerlei verschillende waarden en belangen een plek moeten krijgen. In aflevering 2 van de podcast hoorden we hoe de plannen van de Amsterdamse wethouder om de praktijken van huisjesmelkers tegen te gaan, niet in goede aarde vielen bij de huurders. Wat zij niet wisten, is dat niet alleen hun situatie, maar ook de ervaringen van omwonenden (drukke studentenhuizen, eindeloze stroom verhuiswagens) aanleiding waren voor het nieuwe beleid. Dat zette het beleid in een ander daglicht. De tip: wees dus transparant over het waarom en laat de hele puzzel zien. En – dat leren we van de marinierskazerne die toch niet naar Zeeland kwam in aflevering 4 – neem bewoners waar mogelijk mee in het afwegingsproces. Zo voorkom je teleurstelling achteraf en bewaar je het vertrouwen.

 3. Ambtelijke taal, niet met woorden, maar met plaatjes.

Vooral in het ruimtelijke domein kunnen voorbeelden, foto’s en schetsen helpen om zichtbaar te maken wat de gevolgen van een plan of project zijn of om moeilijke keuzen te laten zien. Door samen te tekenen en te puzzelen maak je de mogelijkheden en onmogelijkheden zichtbaar. Zo interviewde ik een projectleider die zich bezig hield met de herinrichting van een sportterrein. Ze liet de verschillende sportverenigingen samen schuiven met de clubhuizen, sportvelden, tennisbanen en parkeerplaatsen die in het ontwerp terug moesten komen. De keuzes en hun consequenties werden zichtbaar en de verenigingen kwamen samen tot een ontwerp.

4. Ambtelijke taal werkt twee kanten op.

Als ambtenaar vertaal je jouw vakkennis naar buiten toe, maar vergeet niet dat je ook de lokale kennis van bewoners kunt vertalen naar beleid. Door goed te luisteren, bewoners te helpen hun ideeën om te zetten naar plannen of ontwerpen, en verbindingen te leggen met interne processen ben je ook een waardevolle vertaler. Zo hielp een van de ambtenaren die ik interviewde voor mijn proefschrift een groep bewoners om hun idee voor een buurttaxi voor kwetsbare buurtbewoners om te zetten naar een pilot. Door mee te denken en kritische te vragen te stellen hielp deze stadsdeelmanager het plan aan te scherpen, om het vervolgens te delen met de collega van verkeer, die werkte aan de nieuwe verkeersvisie.

Podcast.

Naar aanleiding van de podcast Liefdeslessen voor een Ambtenaar, gaat KWINK groep op zoek naar liefdevolle ambtelijke taal. Heb jij zelf een mooi voorbeeld van liefdevolle ambtelijke taal dat je wilt delen? Wil je juist een paar liefdeloze jeuk-woorden nomineren, die aan vervanging toe zijn? Of wil je meer weten over de ambtenaar als vertaler? Laat het ons weten!

Afleveringen 1 t/m 5 van Liefdeslessen voor een ambtenaar zijn te beluisteren op Spotify en in je favoriete podcastapp.