Drie lessen uit de realisatie van het nieuwe Eurojust pand

Maandag 20 november werd duidelijk dat het Europees Medicijnagentschap (EMA) naar Nederland komt. EMA zal worden gehuisvest in een gloednieuw pand op de Zuid-as in Amsterdam, maar de realisatie van een dergelijk project is geen sinecure. Dat ondervonden wij tijdens onze evaluatie van het proces van totstandkoming van New Premises Eurojust, de nieuwe huisvesting voor EU-agentschap Eurojust, in opdracht van het Rijksvastgoedbedrijf. Op basis van ons onderzoek formuleerden wij, samen met professor Ernst ten Heuvelhof, drie lessen voor de realisatie van dergelijke complexe projecten.

Eurojust

Met het binnenhalen van EMA heeft Nederland nu drie EU-agentschappen binnen zijn grenzen: EMA, Europol en Eurojust. Deze laatste organisatie is een agentschap voor gerechtelijke samenwerking in de Europese Unie en staat voor een effectieve strijd tegen georganiseerde zware criminaliteit en terrorisme. Begin dit jaar trok Eurojust in zijn nieuwe pand in de internationale zone van Den Haag. Hiermee werd een proces van ruim tien jaar afgerond: het New Premises Eurojust project. Binnen dit project werkten Eurojust, het ministerie van Justitie en Veiligheid, het Rijksvastgoedbedrijf en de gemeente Den Haag intensief samen om het nieuwe pand voor Eurojust te realiseren. Ondanks deze complexe constellatie van stakeholders en de hoge veiligheids- en kwaliteitseisen voor het pand, bleef het project voor het grootste deel binnen de kaders op het gebied van tijd, geld, kwaliteit en scope.

Lessen

Op basis van de evaluatie van het New Premises Eurojust hebben we drie lessen opgesteld, waarvan we hopen dat deze alle betrokken partijen ook in de toekomst kunnen helpen met hun werkzaamheden.

1. Zelforganisatie. Betrokken partijen met een complexe organisatie of complexe besluitvormingsprocessen doen er goed aan zichzelf eerst goed te organiseren.
2. Gezamenlijk investeren aan de voorkant. Het project is erbij gebaat als de betrokken partijen aan de voorkant gezamenlijk investeren in de inhoudelijke, juridische, financiële en organisatorische uitwerking van het project.
3. Interfacemanagement en dialoog. Ondanks zorgvuldige voorbereiding zijn niet alle problemen te voorkomen. Interfacemanagement helpt om de risico’s op extra kosten, vertraging en prestatieverlies beheersbaar te houden. Onderling vertrouwen en voortdurende dialoog spelen daarbij een doorslaggevende rol.

Ervaring en ambitie

Ook in eerdere projecten werkte KWINK groep samen met professor Ernst ten Heuvelhof. Zo voerden we in opdracht van ProRail gezamenlijk de projectevaluatie van de ontwikkeling van het stationsgebied in Harderwijk uit. Ook in de toekomst hopen we met onze onderzoeken bij te kunnen blijven dragen aan (het leren van) dergelijke complexe projecten.