60.000 dossiers en 3.000 gebruikers binnen Vluchtelingen Volg Systeem (VVS)

KWINK groep adviseert VluchtelingenWerk Nederland over de verbetering van haar cliëntenregistratiesysteem.

Vluchtelingen Volg Systeem (VVS)

In het Vluchtelingen Volg Systeem (VVS) worden de dossiers bijgehouden van circa 60.000 cliënten van VluchtelingenWerk Nederland. Het VVS wordt breed gewaardeerd en veel gebruikt, maar is dringend toe aan een grondige update: het systeem wordt steeds trager, het wordt steeds moeilijker de juiste dossiers te vinden en het systeem sluit steeds minder goed aan op de vraag van de 3000 gebruikers op de 250 locaties van VluchtelingenWerk. De update is echter niet eenvoudig, omdat gelijktijdig verschillende verbeteringen moeten worden gerealiseerd op de thema’s veiligheid, software, archivering, standaardisatie en monitoring.

Roadmap update Vluchtelingen Volg Systeem

VluchtelingenWerk Nederland heeft KWINK groep gevraagd ondersteuning te bieden bij het opstellen van een roadmap van de update van VVS. De roadmap moet een belangrijke rol spelen in de communicatie over dit project richting de vereniging (bestuur, management, gebruikers bij landelijk bureau, gebruikers bij regionale afdelingen). De opdracht bestaat uit drie elementen:

1. Het visualiseren van de probleemstelling en het plan van aanpak in een overzichtelijke ‘praatplaat’, inclusief één ondersteunende visualisatie per fase.
2. Het doorrekenen van de noodzakelijke investering (in euro’s en uren) per fase.
3. Adviseren van het management over de wijze waarop alle stakeholders betrokken zouden moeten worden.

Doelstelling van de opdracht is draagvlak te creëren voor de update van VVS en te borgen dat er commitment is voor de planning, de volgorde van de fases en de noodzakelijke investering.